Conformité et gestion simplifiée de vos dossiers complexes !

Je gagne du temps sur mes dossiers complexes avec energie.qdoc.pro

Un des principaux atouts de la plateforme energie.qdoc.pro est la gestion de documents complexes, de plusieurs centaines de pages.

Pour vérifier les documents fournis, notre solution fait appel à une liste de contrôle qui est spécifique à chaque document et qui vérifie la conformité de points précis.

L'outil energie.qdoc.pro permet une visualisation graphique de ces documents complexes et de ses différentes pièces jointes sous la forme d'une marguerite.

Ainsi, il est plus facile de comprendre les documents principaux, les documents joints et les fichiers associés.

Contexte : le Rapport de Fin d'Intervention (RFI)

Ce document, issu du domaine du nucléaire, est complexe et volumineux. Il est composé d'une centaine de sous-documents, répartie en 6 dossiers, qui sont eux-mêmes constitués de plusieurs sous-dossiers. Lorsque que l'on doit tout vérifier manuellement, il y a de quoi perdre la tête !

Le RFI en quelques chiffres c'est :

• 50 intervenants
• 100 documents
• 2500 signatures

Lors de la création de ce document, chaque responsable doit s'assurer de la conformité des pièces qu'il reçoit et/ou transmet pour que le Rapport soit complet et conforme.

Cas concret : le Dossier Assurance Qualité (DAQ)

Notre exemple fait intervenir deux acteurs :

Mise en scène

Isabelle :

Je dois vérifier mon Dossier Assurance Qualité avant de l'envoyer à mon supérieur.

• 1. Pour cela je le dépose sur la plateforme energie.qdoc.pro dans "l'Espace de Vérification".

• 2. La liste de contôle me signale une erreur !
• 3. Je clique pour obtenir les détails puis déroule la non-conformité

• 4. J'ai un fichier DI002 dans le Dossier de Suivi d'Intervention (DSI), mais la ligne pour ce fichier n'est pas indiquée dans la LDA

Je contacte Jacques pour qu'il vérifie et me renvoie un document conforme.

Jacques

Je dois générer une LDA correct pour Isabelle.

• 1. Je gère ma liste de documents qui composent la LDA dans un fichier excel.

• 2. En comparant la LDA et le DSI, je me rends compte qu'il manque la ligne DI002 dans la LDA alors que le fichier PDF est bien présent dans le DSI.
• 3. Je vais tout de suite regénérer une LDA et l'envoyer à Isabelle.
• 4. Je rajoute la ligne DI002 dans mon fichier excel.

fichier excel

• 5. Pour générer une nouvelle version de la LDA,

📍Je me rends sur la plateforme energie.qdoc.pro dans mon Espace de Génération

📍 Je dépose l'ancienne version pour ne pas avoir à re-saisir tous les champs.

📍 Si je devais à nouveau renseigner l'intégralité du formulaire de saisie, ce serait fastidieux et surtout SOURCE D'ERREURS !

• 6. Je dépose également la version rectifiée de mon fichier excel.

📍 Je finalise mon document en le signant et je l'envoie à Isabelle.

Isabelle

J'ai bien reçu la nouvelle version de la LDA.
Je vais générer un nouveau dossier Assurance Qualité.

• 1. Pour en générer un nouveau

📍 Je me rends sur la plateforme energie.qdoc.pro dans mon_Espace de Génération

• 2. Pour ne pas avoir à redéposer tous les fichiers qui composent mon dossier, je dépose le PDF non-conforme que j'ai déjà en ma possession.

• 3. Je supprime l'ancienne LDA du dépôt.

• 4 Je supprime l'ancienne LDA du formulaire de saisie.

• 5. Je dépose la nouvelle LDA.

Changer l'image

• 6. Je finalise en signant mon DAQ.

J'obtiens le PDF aq.pdf conforme !

Je dois vérifier mon Dossier Assurance Qualité avant de l'envoyer à mon supérieur.

• 1. Pour cela je le dépose sur la plateforme energie.qdoc.pro dans "l'Espace de Vérification".

• 2. La liste de contôle m'indique que tout est conforme

Je peux, dés à présent, envoyer ce Dossier Assurance Qualité à mon responsable, en toute confiance !