Des documents nucléaires, au fil de l'eau

Contexte

• dans la filière du nucléaire
  • Documents contractuels ou opératoires : DRA, DRT, DSI, RFI
  • Documents de sécurité : Attestations / Habilitations
  • Documents de fiabilité technique : Equipements de mesure, Equipements de précision
• Liste des documents étudiés :
  • RFI,
  • DRA/DRT,
  • DSI/séquences,
  • Attestations/Habilitations,
  • Déclarations de conformité
• Dynamique sur les documents - 2 phases
  • créés par les préparateurs, avec engagement de leur responsabilité
  • complétés par les chargés de travaux, avec leur engagement
• Les outils de digitalisation disponibles dans la galerie
  • DRA/DRT,
  • DSI/séquences,
  • Attestations/Habilitations,
  • Déclarations de conformité signé par la plateforme et émetteur identifié (pour répondre à la question : qui fait quoi ?)
• Blog :
  • à chaque document correspond une mise en situation (scénario) et finir par le gain de cette approche
  • faire le lien avec les aspects réglementaires (via openai)
  • faire valider cette mise en situation par les partenaires du groupe de travail
• Actu:
  • avoir une page qui précise les dernières réglementations en vigueur, comme par exemple : à compter de 09/2025, nouvelle régle (voir JFP) sur les habilitations (voir avec @valérie)
• Gains - pourquoi participer à l'atelier ?
  • pour évaluer ces usages documentaires dans différentes mises en situation
  • échanger sur vos propres cas d'usage
  • être informé des dernières nouveautés

Traçabilité au fil de l'eau des documents nucléaires

Pour les documents Sécurité

Ce schéma décrit comment un Organisme de formation délivre un Certificat 📄 ou une Attestation de formation aux salariés d'une Entreprise sur la base des informations recueillies auprès des ressources humaines de cette Entreprise.

Deux services sont utilisés dans ce cas :

• le premier service génére le certificat du salarié
• le second service signe ce certificat.

Plusieurs options sont possibles pour rendre ces deux services opérationnels. Nous avons choisi de privilégier le document PDF et de le rendre intelligent. Pour nous, le principal pour garantir une traçabilité au fil de l'eau non discutable, ne réside pas tant dans la saisie de l'information (ou de la donnée), que dans sa véracité.

Les vraies questions à se poser sont :

• Comment être sûr que cette donnée n'est pas erronée ?
• Comment être sûr que cette donnée n'a pas été falsifiée par un tiers ?
• comment être sûr que le certificat a été signé par un formateur ? et bien d'autres encore.

Dans ces conditions, nous proposons le service Energie.qdoc, en mode SaaS vous garantissant un niveau de confiance et de transparence dans vos documents.

Il pourrait s'intégrer très simplement dans votre workflow documentaire, de la sorte :

sequenceDiagram
    participant 👤 Entreprise
    participant 👤 Organisme
    participant 🖥️ Service-EnergieQDoc
    participant 🖥️ SignatureÉlectronique-Organisme
    participant 👤 Salarié

    👤 Entreprise->>👤 Organisme: Demande de formation pour une liste de stagiaires
    👤 Entreprise-->>👤 Organisme: 📋 Transmet un fichier Excel avec la liste

    👤 Organisme->>🖥️ Service-EnergieQDoc: 📋 Importer la liste de stagiaires
    🖥️ Service-EnergieQDoc-->>👤 Organisme: Liste enregistrée

    👤 Salarié->>👤 Organisme: Demande de certificat
    👤 Organisme->>🖥️ Service-EnergieQDoc: 📄 Créer brouillon de certificat
    🖥️ Service-EnergieQDoc-->>👤 Organisme: 📄 Brouillon généré

    🖥️ Service-EnergieQDoc->>🖥️ SignatureÉlectronique-Organisme: Demande de signature du certificat
    🖥️ SignatureÉlectronique-Organisme-->>🖥️ Service-EnergieQDoc: 📄 Certificat signé

    🖥️ Service-EnergieQDoc->>👤 Organisme: Enregistrer le bilan de formation 📑 signé
    🖥️ Service-EnergieQDoc->>👤 Organisme: Enregistrer le certificat 📄 signé
    🖥️ Service-EnergieQDoc->>👤 Salarié: Envoyer par mail le certificat 📄 signé
    🖥️ Service-EnergieQDoc->>👤 Entreprise: Envoyer par mail le certificat 📄 signé

Focalisons sur les documents utilisés et générés :

• 📋 liste des stagiaires au format .XLSX
• 📄 Certificat
• 📑 Bilan de formation

Qu'ont ils de particulier ? pour être vérifié en automatique.

en expliquant l'objectif, la valeur ajoutée, la différenciation par rapport aux autres solutions.

Pour les documents contractuels techniques ou Opératoires

en cours de rédaction (Schéma de principe) en expliquant l'objectif, la valeur ajoutée, la différenciation par rapport aux autres solutions.

Notre Offre commerciale

Notre parcours client

en cours de rédaction - avec une représentation UML

Nos services

1. Le package Attestation / Habilitation comprend :

• un formulaire Attestation, destiné aux organismes de formation
• un formulaire Habilitation, destiné aux employeurs
• un formulaire Etat à date des habilitations
• une liste de vérification minimum par type de document, soit Attestation, Habilitation et Etat à date

Des options vous sont proposées en fonction de l'abonnement choisi, qui sont :

• adapter les documents demandés à vos propres documents de travail,
• dès la génération du récapitulatif par l'organisme de formation, envoyer automatiquement par mail les certificats aux stagiaires et au référent de leur entreprise,
• intégrer ces certificats directement dans votre DRT pour faciliter la levée des préalables portant sur la conformité de votre équipe,
• automatiser le déclenchement d'un état à date mensuel des habilitations de tous vos collaborateurs,
• générer un document "Etat de vos habilitations" signé par vos soins,
• suivre cet état, directement en ligne, via un tableur
• si la plateforme détecte que l'habilitation est périmée dans les 3 prochains mois, elle vous informe que vous devez déclencher une demande de renouvellement de cette habilitation, sous réserve que l'attestation soit toujours valide.
• si la plateforme décele que l'attestation est périmée dans les 3 prochains mois, elle surligne en rouge le collaborateur concerné pour que soit déclenché une nouvelle demande de formation, auprès d'un organisme de formation agréé.

2. Le package DRT/DSI/Séquence comprend :

• un formulaire DRT - phase 1, destiné au préparateur
• un formulaire DRT - phase 2, destiné au chargé de travaux,
• un formulaire DSI - phase 1, destiné au préparateur
• un formulaire DSI - phase 2, destiné au chargé de travaux,
• une formulaire Exécution de séquence, destiné au chargé de travaux.
• une liste de vérification minimum par type de document, soit DRT, DSI et séquence.

ce package est en cours de rédaction.

Nos abonnements

Abonnement FREE - Package Attestation / Habilitation

L'utilisateur peut utiliser tous les formulaires et les listes de vérification. Tous les documents générés auront une banière Energie.qdoc.pro.

L'utisateur a à sa disposition le package FREE pour :

• Attestation/Habilitation
• DRT/DSI/Séquence.

Ce package comprend :

Attestation - Formulaire

• Vous êtes organisme de formation, vous devez renseigner 2 documents :
  • la liste des stagiaires sous XLSX, avec les cellules nommées
  • le modèle d'attestation spécifique à l'organisme sont à télécharger et à renseigner
• Automatiquement, le formulaire vous génére votre archive AVEC banière comprenant :
  • une feuille d'émargement,
  • en pièces jointes les certificats nominatifs des stagiaires.
  • Cette archive est ensuite signée par la plateforme et également du nom de la personne connectée dans le champ Reason

Attestation - Points de contrôle

Q1. Le stagiaire a t il bien suivi la formation ? Q2. La durée de validité de l'attestation est-elle toujours valide ? Q3. L'attestation est-elle bien signée par le formateur ?

Habilitation - Formulaire

• Vous êtes employeur, vous venez de recevoir un nouveau certificat à votre employé, dans votre boite mail.
• Vous déposez ce certificat dans la drop zone du formulaire Habilitation.
• Vous avez, juste à préciser la durée de validité de cette habilitation.
• En cliquant sur Finaliser, vous obtenez directement, l'habilitation AVEC banière signée par la plateforme Energie.qdoc et par vous-même.

Habilitation - Points de contrôle

Q1. Le stagiaire est-il toujours salarié de l'entreprise ? Q2. La durée de validité de l'habilitation est-elle incluse dans celle de l'attestation ? Q3. L'habilitation est-elle bien signée par l'employeur ?

Etat à date des habilitations - Formulaire

• Vous êtes en charge de consolider toutes les habilitations de tous les collaborateurs de votre entreprise.
• Vous recherchez un état à date de toutes vos habilitations avec les documents joints.
• Vous avez juste à déposer le portefeuille de vos habilitations sur le formulaire Etat à date, un état consolidant vos documents sera crée AVEC banière.
• Il vous suffit ensuite de le glisser sur la drop zone de vérification et la plateforme vous surlignera les habilitations en défaut.

Etat à date des habilitations - Points de contrôle

Q1. Le stagiaire est-il toujours salarié de l'entreprise ? Q2. L'habilitation est-elle périmée d'ici les 3 prochains mois ?

Aucune option n'est disponible, à ce stade.

Abonnement Preuve Elementaire - Package PREMIUM - Attestation / Habilitation

L'utilisateur ici a à sa disposition le package PREMIUM sur le périmétre Attestation/Habilitation.

Formulaire Attestation

• Vous devez renseigner 2 documents :
  • la liste des stagiaires sous XLSX, avec les cellules nommées
  • le modèle d'attestation spécifique à l'organisme sont à télécharger et à renseigner
• Automatiquement, le formulaire vous génére votre archive SANS banière comprenant :
  • une feuille d'émargement,
  • en pièces jointes les certificats nominatifs des stagiaires.
  • Cette archive est ensuite signée par la plateforme et également du nom de la personne connectée dans le champ Reason

Avec ce package, nous vous permettons d'automatiser certaines échanges comme :

• Les certificats nominatifs sont envoyés automatiquement par mail au titulaire et à son employeur.
• Une adaptation de votre liste de stagiaires et de votre template à notre plateforme est rendue possible en échangeant avec notre expert

Formulaire Habilitation

• Vous êtes employeur, vous venez de recevoir un nouveau certificat à votre employé, dans votre boite mail. Vous téléchargez ce certificat.
• Vous le déposez dans la drop zone du formulaire Habilitation.
• Vous avez, juste à préciser la durée de validité de cette habilitation.
• En cliquant sur Finaliser, vous obtenez directement, l'habilitation SANS banière signée par la plateforme Energie.qdoc et par vous-même.

Avec ce package, vous pouvez en échangeant avec l'expert, adapter votre template à notre plateforme sans aucune difficulté

Formulaire Etat à date des habilitations

• Vous êtes en charge de consolider toutes les habilitations de tous les collaborateurs de votre entreprise.
• Vous recherchez un état à date de toutes vos habilitations avec les documents joints.
• Vous avez juste à déposer le portefeuille de vos habilitations sur le formulaire Etat à date, un état consolidant vos documents sera crée SANS banière.
• Il vous suffit ensuite de le glisser sur la drop zone de vérification et la plateforme vous surlignera les habilitations en défaut.

Avec ce package, vous bénéficiez des spécificités suivantes :

• automatiser le déclenchement d'un état à date mensuel des habilitations de tous vos collaborateurs,
• suivre cet état, directement en ligne, via un tableur
• si la plateforme détecte que l'habilitation est périmée dans le prochain mois, elle déclenche une notification dde demande de renouvellement de cette habilitation, sous réserve que l'attestation soit toujours valide.
• si la plateforme décele que l'attestation est périmée dans les 3 prochains mois, elle surligne en rouge le collaborateur concerné pour que soit déclenché une nouvelle demande de formation, auprès d'un organisme.

Abonnement Preuve Consolidée - Package PREMIUM DRT/DSI/Séquence

L'utilisateur ici a à sa disposition le package PREMIUM sur 2 périmétres, qui sont :

• Attestation/Habilitation
• DSI/Séquence.

Le package PREMIUM DSI/Séquence comprend :

Formulaire Séquence

en cours de rédaction (à renseigner avec les documents et les automatisations possibles)

Formulaire DSI

en cours de rédaction (à renseigner avec les documents et les automatisations possibles)

Nos tarifs

Pour 290€ / mois : Preuve élémentaire

• Package Premium Documents "Attestaion/Habilitation"
  • Périmétre : Attestations, Habilitations
  • Vérifier la validité des habilitations de vos collaborateurs
  • Prise en compte des dernières réglementations
  • Constituer des dossiers de preuve
• Participer aux ateliers - fréquence 1 / 6 semaines
  • Démonstrations des nouvelles fonctionnalités
  • Partager votre expertise

Pour 990€ / mois : Preuve consolidée

• Package Documents "Formation/Habilitation"
  • Attestations, Habilitations
  • Vérifier la validité des habilitations de vos collaborateurs
  • Prise en compte des dernières réglementations
  • Constituer des dossiers de preuve
• Package Documents "Contractuels Techniques" ou "Opératoires"
  • Périmétre : DSI/séquences
  • Vérifier la cohérence de vos dossiers "Contractuels"
  • Constituer des dossiers de preuve
  • Engagement du préparateur
  • Engagement du chargé des travaux
  • Traçabilité garantie en amont et en aval
• Participer aux ateliers - fréquence 1 / 6 semaines
  • Démonstrations des nouvelles fonctionnalités
  • Partager votre expertise
  • Soumettre de nouveaux sujets d'étude - Documents & Points de contrôle

Pour 1290€ / mois : Preuve ultime

• Package Documents "Formation/Habilitation"
  • Périmètre: Attestations, Habilitations
  • Vérifier la validité des habilitations de vos collaborateurs
  • Prise en compte des dernières réglementations
  • Constituer des dossiers de preuve
• Package Documents "Contractuels Techniques" ou "Opératoires"
  • Périmétre : DSI/séquences
  • Vérifier la cohérence de vos dossiers "Contractuels"
  • Constituer des dossiers de preuve
  • Engagement du préparateur
  • Engagement du chargé des travaux
  • Traçabilité garantie en amont et en aval
• Package Documents de "Fiablité"
  • Périmétre: Déclarations de conformité des équiments de mesure
  • Vérifier la fiabilité de vos équipements de mesure
• Package Documents "Contractuels BPE"
  • RFI, DRA/DRT
  • Vérifier la cohérence de vos dossiers "Contractuels"
  • Constituer des dossiers de preuve
  • Engagement du préparateur
  • Engagement du chargé des travaux
  • Traçabilité garantie en amont et en aval
• Participer aux ateliers - fréquence 1 / 6 semaines
  • Démonstrations des nouvelles fonctionnalités
  • Partager votre expertise
  • Soumettre de nouveaux sujets d'étude - Documents & Points de contrôle
• Membre du comité de pilotage
• Consulting sur vos processus métier
• Intégration dans vos processus métier

Pourquoi utiliser nos packages Premium ? Sur quel périmètre ?

Certes, pour être conforme à la Réglementation en vigueur : Attestations / Habilitations

Mais aussi

• Pour vous faire gagner du temps,
• Pour être au plus près de vos documents PDFs,
• Pour être conforme ALCOA+,
• Pour apporter une valeur probatoire à vos documents PDFs

et surtout pour vous mettre à portée de main, la vérification sur tous vos documents PDFs et par voie de conséquence, vous pouvez déléguer à votre équipe.

Concrètement, quels sont les gains ? quelles valeurs ajoutées ?

Périmètre Documentaire : Attestation/Habilitation

Vous êtes organisme de formation, à chaque fin de session, votre formateur, sur la base de ces documents de travail,reçoit le bilan complet de formation, qu'il a signé comprenant :

• la feuille d'émargement signée avec en pièces jointes :
• le fichier excel initial
• la liste des certificats nominatifs

Ce bilan de formation sera intitulé : {date-de-formation}-{intitule}.pdf. Il s'agit d'un document PDF, donc vous pouvez l'archiver dans un simple répertoire de fichiers. Etant au format PDF, ce document sera toujours éditable, lisible dans 10 ans (durée minimale de conservation requise par la certification Qualiopi).

Il constitue une preuve de la bonne exécution des exigences du Référentiel National Qualité (RNQ), plus connu sous le nom Qualiopi. Etant signé, ce dossier est un document probatoire, constitué en moins de 5mn.

En synthèse, ce bilan de formation, généré en moins de 5mn, correspond à :

Avoir un tel dossier, vous permet d'avoir un avantage différenciant vis à vis de vos concurrents et à renforcer votre relation de confiance et de transparence avec vos clients.

Vous êtes employeur, vous recevez par mail, les certificats de vos collaborateurs, qui ont suivi cette formation avec l'organisme de formation "partenaire Energie.qdoc".

En déposant ce certificat, vous aurez juste à préciser la durée de validité que vous souhaitez et automatiquement l'habilitation de votre collaborateur sera générée.

Cette habilitation sera intitulée : {date-de-validité-de-l'habilitation}-{nom-prenom}-{habi-intitule}.pdf

Cette habilitation est enregistrée automatiquement dans votre stockage de fichiers. Elle a en pièce jointe la preuve du certificat ou de l'attestation.

Avant l'enregistrement de cette habilitation, des points de contrôle seront vérifiés et répondent aux questions suivantes :

• a-t-on la durée de validité de l'habilitation est bien incluse dans la période de validité de l'attestation délivrée par l'organisme de formation ?
• la signature de l'habiliation est-elle cassée ? si oui alors le document a été modifié ?

L'habilitation vérifiée constitue un document de preuve, signé par vos soins et mis à disposition de votre service "Gestion des habilitations", dans un simple répertoire.

Un état de situation sur toutes les habilitations de vos collaborateurs est déclenchée une fois par mois, pour tester leur validité en vous précisant celles qui seront périmées dans les 3 prochains mois.

De cette manières, lors de votre prochaine mission, vous avez directement accès à toutes vos habilitations conformes, vous n'avez aucune question à vous poser et donc vous ne perdez pas de temps.

Périmètre Documentaire : Attestation/Habilitation/DSI/Séquence

en cours de rédaction

Périmètre Documentaire : Attestation/Habilitation/DSI/Séquence/DRT-DRA/RFI

en cours de rédaction