Gérer toutes les habilitations de mes collaborateurs, un vrai casse-tête

Vous avez pour un collaborateur, en moyenne X attestations de formation à suivre, sachant que ces attestations sont valides sur une durée donnée, spécifique à chaque formation. Ceci sous entend que vous devez suivre également le renouvellement de ces attestations.

En parallèle, vous devez également respecter la réglementation en vigueur sur le sujet.

Et vous avez devant vous, une panoplie de solutions de gestion d'habilitations. Laquelle choisir ? Le tout est un véritable casse-tête.

Posant la réglementation de manière simple, en synthèse, voici les différents documents nécessaires à la gestion de ces habilitations, en précisant le caractère obligatoire, qui le fait et qui signe :

Votre collaborateur a déjà sa pochette d'habilitations, au format Energie.qdoc

En votre qualité d'employeur, vous devez garantir la validité des habilitations de tous vos collaborateurs. Cela vous prend du temps et des ressources. Mais vous êtes prévoyant et tous vos collaborateurs ont en leur possession sa pochette d'habilitations, au format Energie.qdoc.

Vous venez de décrocher une nouvelle mission chez un de vos clients et vous devez vérifer la conformité de l'équipe d'intervention, d'ici 3 mois.

Votre collaboratrice en charge de gérer la conformité de ces pochettes d'habilitations, doit juste déposer les différentes pochettes de votre équipe d'intervention en cliquant sur ce lien. Automatiquement, la pochette est analysée suivant vos propres points de contrôle et vous avez la preuve que votre pochette est conforme ou pas.

Votre pochette est conforme

Vous n'avez rien à faire. Votre collaborateur peut intervenir en toute sécurité.

Votre pochette n'est pas conforme

Vous avez un blason rouge. En cliquant dessus, vous pouvez voir dans le détail, la non-conformité.

A ce stade, vous devez régénérer le document en défaut et le réinsérer de nouveau dans votre pochette d'habilitations.

XXX TODO: Décrire la procédure pour mettre à jour votre pochette.

Que devez vous faire pour y remédier ?

Vous avez juste à sélectionner le formulaire Pochette, vous y glisser votre pochette.

Toutes les documents de votre pochette sont vérifiables et vérifiés en moins de 2mn

Vos attestations

Vos habilitations

Votre carnet d'habilitation

Vous souhaitez créer vos pochettes d'habilitations, au format Energie.qdoc.

Cette étape est à faire une seule fois pour transformer vos documents PDF.

Nous pouvons vous accompagner sur cette action, vous crééz les pochettes d'habilitation de tous vos collaborateurs, vous formez à cette action, pour un montant forfaitaire de 5k€ sur une durée de 2 mois.

Nous vous donnons la méthode à suivre pour transformer tous vos documents à savoir :

• vos attestations de formation
• vos habilitations
• vos pochettes d'habilitations

Digitaliser vos attestations de formation

pp58

Si vous êtes interne EDF, vous devez

1. sélectionner votre certificat, parmi la liste suivante :

• pp58,
• fme,
• scn,
• rp

1. sélectionner le template correspondant à votre certificat, comme par exemple : template_edf_cert_pp58.odt
2. Renseignez votre nom, prénom, date d'obtention et date d'expiration
3. Finalisez votre certificat en le signant : pp_58.pdf

Si vous êtes organisme de formation, vous voulez délivrer les attestations à vos stagiaires, vous devez sélectionner le formulaire se trouvant dans : https://dev.paxpar.io/craft?id=ref.common.attestation.securite_travail.craftforms.attestation.base.craftform

Par défaut, le template de votre entreprise sera configuré. Il vous suffit de renseigner les informations de votre stagiaire puis vous finaliser en signant ce formulaire.

Vous n'avez plus qu'à envoyer l'attestation à votre stagiaire.

Par défaut, à titre d'exemple, le template Trihom est mis par défaut : template_trihom_cert_pp58.odt

Votre employeur délivre vos habilitations, suivant les articles R.4544-9 à R.4544-11

Vous êtes prestataire dans la filière du nucléaire. Pour que vous puissiez intervenir en toute sécurité, votre employeur doit confirmer votre formation. Il se doit de vous délivrer une habilitation, valable 1 an et renouvelable exclusivement sur la durée de validité de votre attestation.

Norme NF C 18-510 : Cette norme n’est pas une loi mais elle est reconnue comme la référence technique pour l’habilitation électrique. Elle précise : Les symboles d’habilitation (ex : B0, BS, H0V…), Les types de travaux concernés (manœuvre, mesurage, consignation, etc.), Les conditions de formation, de délivrance, de retrait ou de suspension de l’habilitation.

Dès réception de votre attestation / certificat de formation, votre employeur est en mesure de vous délivrer votre habilitation en respectant la réglementation en vigueur. Pour se faire :

• Il se rend sur le formulaire : Gestion d'une habilitation.
• Il dépose votre attestation en un glisser-déposer.
• Il sélectionne le template avec son logo, qui est : template_prestataire.odt.
• Il signe et finalise votre habilitation.

Votre employeur peut vous faciliter le suivi de vos habilitations, en créant votre pochette, carnet ou livret d'habilitations.

Le carnet d'habilitation ou livret ou pochette n'a pas de caractère obligatoire. Il sert de traçabilité entre l'employeur et l'employé. Il est généré par l'employeur

Dès réception des habilitations:

• Vous vous rendez sur la pochette d'habilitations.
• Vous déposez une par une les habilitations de votre collaborateur
• Automatiquement, la pochette de votre collaborateur est créée.

Nouvelles fonctionnalités, en cours d'étude

1. F1 : Scan de votre document ou photo, couplé à une IA pour enrichir vos attestations
2. F2 : Tester la conformité d'une pochette d'ici 3 mois et à non à date