Rapport de Fin d’Intervention (RFI), un défi !

Quels risques sont inhérents à la génération d’un RFI version papier ?

Quelques chiffres à vous donner le tournis !

L’équipe arundo.tech a rencontré des hommes et femmes de terrain amenés à travailler sur des sites nucléaires. Ces échanges ont montré que la rédaction du Rapport de Fin d’Intervention est une opération complexe. Établir un tel rapport implique de nombreuses personnes et le tout se fait essentiellement en version papier.

• 1 fichier pdf
• 100 documents joints
• 1000 pages
• 50 intervenants
• 2500 signatures

Nous avons décortiqué un Rapport de Fin d’Intervention en version papier et nous avons identifié des risques liés aux documents, des risques liés à la sécurité des personnes, des risques liés à l’apposition de signatures (oubli, usurpation…).

Prenons le cas d’un RFI constitué de 6 dossiers :

📍Dossier Assurance qualité

📍Dossier d'Exécution

📍Dossier de Soudage (par exemple)

📍Documents Assurance Qualité Usine

📍Contrôle

📍Divers

Rien que sur le dossier Assurance Qualité, qui représente 20 % du volume total du RFI, la gestion d’une version papier des documents (Liste des Document Applicable - LDA, Dossier de Suivi des Interventions - DSI, organigramme de l’entreprise utilisatrice et organigrammes des entreprises extérieures – les sous-traitants) est longue, fastidieuse et sujette aux erreurs, aux oublis… et très souvent, du fait de la complexité ou la quantité des informations à recouper, très chronophage et donc souvent non-exhaustive.

L’usage de supports papier soulève de nombreuses questions :

sur les documents :

Tous les ‘acteurs’ d’un chantier ont-ils travaillé au fil du temps sur des versions papier à jour ou sur des versions potentiellement différentes de la documentation ? Si les membres d’une équipe travaillent sur des documents dans des versions différentes, alors il peut en résulter une incohérence des données collectées. Que dire du risque de perte de documents et/ou de données ?

Tous les documents attendus sont-ils bien présents et à jour dans le Rapport Final d’Intervention ?

Sur la sécurité des personnes :

Toutes les personnes qui sont intervenues sur le chantier étaient-elles bien habilitées à réaliser les tâches qui leur ont été assignées (ou tout simplement à jour de leurs habilitations au moment du chantier) ? En cas de litige, qui est responsable si l’un des intervenants se trouvait ne pas être à jour d’une de ses habilitations ?

Sur les signatures :

Tous les documents critiques ont-ils bien été signés, et si oui, ont-ils bien été signés par les personnes habilitées… Que ce soit au sein de l’entreprise utilisatrice, mais aussi parmi les entreprises sous-traitantes ?

Un document a-t-il été signé à posteriori ? Après modification(s) ?

Voilà ce qui nous a amené à travailler sur la vérification de conformité d’un RFI, dans une version digitalisée.

Notre outil a pour vocation de permettre aux entreprises de gagner en temps, en efficacité, en confiance documentaire… La solution #energie.qdoc.pro va vérifier que les documents dans leur version digitalisée, même une fois associés les uns aux autres, conservent bien leur intégrité.

« Digitaliser, c’est une première étape ! »

Forts d’avoir identifié les risques de non-conformité concernant les documents dans leur version papier, nous nous sommes donc employés à digitaliser les documents constituant le RFI.

Dans la version papier du RFI, tous les documents sont ‘à plat’, mis bout à bout. Nous avons donc procédé à une hiérarchisation des documents, pour retrouver l’arborescence des différents dossiers et documents composant le RFI. Chaque pdf a désormais en pièce jointe toutes les pièces utiles, quel que soit le format : pdfs, tableurs, fichiers CAO, photos...etc.

La plateforme peut assembler et vérifier la conformité des différents PDFs, sans qu’ils soient mis bout à bout !

Chaque document possède ses propres métadonnées.

Chaque document peut être signé électroniquement séparément, chaque personne responsable de son dossier peut signer le-dit dossier, Assurance Qualité par exemple, sans risquer d’altérer la signature du responsable du Dossier d’Exécution.

Une digitalisation des différents documents afférents au RFI est intéressante parce qu’avec notre solution #energie.qdoc.pro, un simple 'drag & drop' ('glisser-déposer') du dossier complet va permettre de rapprocher les données associées aux différents documents, de les comparer, de les confronter et donc de signaler :

📍 tout oubli de document,

📍 toute date erronée,

📍 toute signature manquante ou falsifiée !

📍 Etc.

Deuxième étape : qdoc mène l’enquête 🔍

Comment la plateforme s’y prend-elle pour vérifier tout ça ?

Elle va se baser sur les métadonnées associées à vos documents.

En moins de 2 minutes, la plateforme va recouper les informations contenues dans le document pdf RFI (document maître) et dans toutes les pièces jointes à ce pdf, ainsi que toutes les pièces jointes à ces pièces jointes… de manière récursive. Pourquoi cela ne prend que 2 minutes au lieu de journées entières ? Parce que tout se fait en automatique.

Cas d’usage : Je vérifie la conformité documentaire du Dossier Assurance Qualité

Imaginez Isabelle, Ingénieur Qualité (responsable Assurance Qualité) chez Nuclear Business. Elle dépose son dossier Assurance Qualité sur la plateforme. La plateforme lui indique un écart entre la LDA (Liste des Documents Applicables) et le DSI (Dossier de Suivi Intervention) :

L’écart constaté ?

➡️ un document a été joint au DSI, mais n’est pas listé dans la LDA.

Le document est indispensable à la constitution du dossier, elle contacte Jacques, Chef de Chantier (le responsable LDA d'Isabelle) et lui demande une version à jour. Jacques complète son tableur, dépose le tableur mis à jour sur la plateforme et génère ainsi une version pdf actualisée, signée électroniquement, du fichier pdf LDA.

Isabelle récupère ce nouveau document pdf LDA dans son espace de travail. Sur la plateforme, elle dépose la version initiale du dossier assurance qualité, elle supprime le fichier LDA obsolète et le remplace par ce document à jour.

3 clics et c’est fait, avant de valider et signer ce nouveau Dossier Assurance Qubun run devalité, elle a tout de suite la possibilité d’en vérifier la conformité pour l’envoyer en toute confiance à son N+1

Cl : Je gagne du temps sur la vérification de conformité de mon RFI !

Cas d’usage : Je vérifie que tous les intervenants sont habilités, pour leur propre sécurité et celle des autres sur site !

La plateforme indique à Isabelle, Responsable Assurance Qualité pour Nuclear Business, une non-conformité concernant l’un des intervenants. Le simple 'drag & drop' du dossier Assurance Qualité dont elle a la charge dans la zone de dépôt de la plateforme suffit à pointer cette non-conformité : l’habilitation HN2 de Nicolas, de l’entreprise sous-traitante Silva a expirée pendant le chantier.

Voici ci-dessous ce qu’Isabelle obtient lorsqu'elle dépose le pdf sur la plateforme

Isabelle peut agir en conséquence. Il s’avère que Nicolas avait bien fait son recyclage mais que son employeur n’avait tout simplement pas mis à jour son carnet d’habilitation. Il met à jour le carnet de Nicolas, il le signe.

Il transmet le document au responsable de l'organigramme des sous-traitants, lequel fournit une version à jour à Isabelle pour le Dossier AQ.

Cl : Je suis maintenant sûre que les personnes sur le chantier étaient bien toutes à jour de leurs habilitations pour les postes pourvus, même les intervenants extérieurs.

Cas d’usage : Je vérifie que les documents sont bien signés par les bonnes personnes, que la chaîne de confiance et de responsabilité est bien en place !

La plateforme indique à Isabelle, Responsable Assurance Qualité pour Nuclear Business, une non-conformité concernant l’un des documents constituant le DSI. Le simple 'drag & drop' du dossier Assurance Qualité dont elle a la charge dans la zone de dépôt de la plateforme suffit à pointer cette non-conformité : La signature attendue n’est pas celle de Méliane, chargée de travaux chez Nuclear Business. Méliane n'a pas signé la séquence 6 dans la fiche DI001.

Voici ci-dessous ce qu’Isabelle obtient lorsqu'elle dépose le pdf sur la plateforme

Isabelle peut agir en conséquence. Il s’avère que Méliane était absente pendant quelques jours et que c'est sa collègue, non-habilitée à signer ce document, qui a signé à sa place. Méliane a donc notifié cette irrégularité, vérifié que le document était bien intègre et a cette fois signé le DI001 avec sa propore signature électronique avant de le transmettre à Isabelle.

Cl : Je suis confiante dans la chaîne de responsabilité. Les signataires attendus pour chaque document ont bien fourni et signé les documents dont ils ont la charge.

Troisième et dernière étape : Les avantages à utiliser la solution Energie.qdoc.pro ✅

Un document complexe, tel que le Rapport de Fin d'Intervention, en version papier c'est risqué : Non seulement le support en lui-même, mais également la transmission des documents sous cette forme, d'un service à un autre, peut poser question

➡️ il y a des risques pour l'intégrité et la conformité de ces documents.

EnergieQdoc a opté pour une digitalisation du dossier RFI :

Non seulement ce support pdf, accompagné des bonnes métadonnées, permet une vérification de l'intégrité des données renseignées, mais permet également une vérification rapide, fiable et exhaustive grâce à des points de contrôle pré-définis.

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